Organisation
Notre organisation
Optimiser le facteur temps pour tous les patients.
Comment sont organisés les rendez-vous pendant les différentes phases de traitement, les incidents, les horaires particuliers.
Pour votre meilleure convenance et afin d’assurer une réelle disponibilité, nous travaillons exclusivement sur rendez-vous.
La fréquence et la longueur des rendez-vous varient selon le type de traitement mis en œuvre, et selon le travail particulier à réaliser ce jour-là.
Nous essayerons bien sûr de tenir compte autant que possible de vos impératifs horaires.
Afin de rencontrer au mieux les impératifs d’horaires de chacun, voici l’organisation mise en place :
- les rendez-vous longs de mise en place et de démontage d’appareillage ont lieu en matinée et en début d’après-midi ; pas de problème pour rater exceptionnellement l’école ou le travail ;
- les rendez-vous de suivi ont lieu toute la journée ;
- les scans optiques ont lieu le matin et l’après-midi jusqu’à 18 h, pour permettre les rapatriements de données dans le serveur, ainsi que les prescriptions médicales ;
- les mercredis après-midi sont destinés en priorité aux enfants et aux enseignants ;
- un samedi par mois est prévu par priorité pour les universitaires et les internes (pas à Pâques ni lors des grandes vacances).
Il est vivement recommandé de ne pas quitter le cabinet sans avoir vérifié si vous avez besoin d’un prochain rendez-vous, afin de s’inscrire de manière dynamique dans le « flux » du planning (sous peine de ne pouvoir y rentrer que dans un horaire restrictif ou avec un retard certain).
En cas de rendez-vous manqué, merci de nous écrire rapidement par la messagerie de Dentapoche pour gérer la suite, sans attendre le rendez-vous suivant, afin d’éviter la perte de temps entraînée par la difficulté à retrouver un rendez-vous. Le secrétariat reste bien sûr joignable.
Si vous désirez être vu(e) sans attendre le rendez-vous suivant, nous nous ferons un plaisir de vous proposer un rendez-vous intermédiaire dans la mesure du possible, quitte évidemment, de votre côté, à faire un compromis en ce qui concerne l’horaire.
Un justificatif de présence vous sera délivré au besoin, pour l’école ou l’employeur.
Pour la même raison de respect mutuel, il est aisé de comprendre que les gestes techniques supplémentaires (réparation imprévue, travail supplémentaire…) ne peuvent être systématiquement intégrés au planning existant en débordant du temps prévu, au préjudice des autres patients.
Aussi, il est impératif de nous prévenir afin de déterminer ensemble l’opportunité d’aménager le planning ou de le modifier plus profondément si nécessaire.
Enfin, en cas de réelle nécessité de déplacer ou d’annuler un rendez-vous, nous vous demandons d’avoir la courtoisie de nous prévenir par la messagerie de Dentapoche au minimum 48 heures ouvrables à l’avance, afin de pouvoir faire bénéficier autrui de cette opportunité.
Attention :
Les délais de traitement estimés le sont en tenant compte du fait que, dès lors que ce traitement représente une priorité pour le patient, il mettra tout en œuvre pour pouvoir se présenter dans les délais prévus, quitte à accepter des rendez-vous qui ne l’arrangent pas a priori.
Une fixation, voire un « blocage », sur une demande de rendez-vous tardifs ou de week-ends peut évidemment aboutir à allonger les délais entre rendez-vous.
Dans ce cas, le délai estimé sera nécessairement dépassé.
C’est un choix à la fois de vécu et financier, que nous respectons, mais dont nous ne saurions être tenus pour responsables.
Où gérer quoi ?
- Tout besoin médical (une gêne, un incident lié à votre appareil) : Dental Monitoring.
- Vos rendez-vous, vos documents et vos demandes administratives : la messagerie de Dentapoche. Votre planning financier, valable trois mois, y reste consultable.
- Votre traitement n’est pas suivi par Dental Monitoring : écrivez-nous à secretariat@orthoteam.be.
- Vos attestations de soins sont transmises électroniquement à votre mutualité : vous n’avez rien à envoyer, et un justificatif vous est remis.
Suivi en équipe :
Comment cumuler les avantages d’une équipe et la personnalisation du traitement ?
Il est impératif de ne pas changer de praticien afin d’assurer une cohérence maximale au traitement, sous peine de perdre du temps.
Merci de vous assurer dès le début de votre disponibilité future dans l’horaire du praticien qui va poser l’appareillage.
Néanmoins, en cas d’incident douloureux éventuel, un membre de l’équipe pourra rapidement vous venir en aide.
De même, en cas de difficulté ou de geste d’appoint, le travail en équipe vous apporte les compétences et l’expérience cumulées, de manière simplement naturelle.
Hygiène :
Nous vous apporterons notre soutien à ce sujet tout au long du traitement.
Une cote d’hygiène sera systématiquement associée à chacune de vos visites, permettant de suivre l’évolution de vos efforts, voire d’attirer l’attention en cas de problème.
Dès le début du traitement, le matériel et les conseils adéquats vous seront offerts, et le renouvellement périodique sera assuré sur simple demande.
Enfin, afin de vous mettre pleinement à l’aise, il vous sera toujours possible de vous brosser les dents en arrivant au cabinet en cas de besoin avant votre rendez-vous, au niveau de notre zone hygiène au rez-de-chaussée.
En cas de difficulté répétée, l’orthodontiste se réserve le droit de mettre fin au traitement avant son terme normal.
Réparations :
À moins d’un décollement dans les 24 heures qui résulterait d’un souci d’adhésion indépendant de la volonté du patient, la facturation du supplément de travail et des pièces éventuelles devra malheureusement être réalisée. L’INAMI impose des pseudo-codes descriptifs et leur facturation détaillée : nous ne pouvons pas transiger.
Dans la mesure du possible, votre praticien tentera de minimiser l’impact de ces éventuels incidents sur la durée du traitement.
Il vaut cependant mieux prendre garde à suivre les consignes données dès le début afin de raccourcir au maximum le temps de traitement et optimiser son budget.
En cas d’incident :
En cas de gêne ou d’incident, contactez-nous à tout moment via Dental Monitoring : l’équipe vous répond durant les heures d’ouverture du cabinet.
Si votre traitement n’est pas suivi par Dental Monitoring, écrivez-nous à secretariat@orthoteam.be.
En cas de douleur intense, de saignement abondant ou de traumatisme, n’attendez pas : adressez-vous à un service de garde médical ou à l’hôpital.
Le service de garde orthodontique fonctionne le week-end et les jours fériés, de 10 h à 12 h : composez le 070 / 22 20 88 : ce service vous branche automatiquement sur l’orthodontiste de garde.
Ses honoraires sont réglementés et ne donnent malheureusement pas droit à un remboursement.
